Facturas que se contabilizan solas
Sueltas un montón de PDFs y la IA los lee, extrae todo, los cuadra con la contabilidad y, si algún total no cuadra, borra la factura él solo. Tú solo revisas.
Meter facturas a mano, una por una
Cada factura de proveedor era abrir el PDF, copiar el proveedor, el NIF, las líneas y los impuestos, y meterlo en la contabilidad. Lento y con fallos: a veces se confundía el NIF del proveedor con el de la empresa, se cogía el email equivocado o no se detectaba una retención de IRPF y el total no cuadraba. Multiplícalo por cientos de facturas al mes.
Un sistema que lee, cuadra y se autocorrige
Ahora el contable arrastra un lote de PDFs a una pantalla y ya está. La IA lee cada factura, saca todos los datos, encuentra al proveedor correcto aunque el nombre venga distinto, reparte los impuestos línea a línea y crea la factura en la contabilidad. Después comprueba que el total que calcula la contabilidad cuadra al céntimo con el PDF; si no cuadra, borra la factura automáticamente para que nunca entre un dato mal. El humano solo revisa lo que la IA ya ha hecho.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Sueltas los PDFs
Arrastras todas las facturas de golpe a una pantalla.
- 2
La IA las lee
Extrae proveedor, NIF, líneas, impuestos y cuenta contable de cada una.
- 3
Cuadra y crea
Empareja el proveedor, reparte los impuestos línea a línea y crea la factura en la contabilidad.
- 4
Se autocorrige
Verifica el total al céntimo; si no cuadra, borra la factura sola. Tú solo revisas.
Bajo el capó
Para los curiosos: la ingeniería real que hay detrás.
- OCR (Mistral) + extracción con IA (Gemini) en JSON estricto, con impuestos por línea (varios tipos de IVA, IRPF, moneda extranjera)
- Emparejado de proveedor en cascada: NIF → email → teléfono → nombre por parecido (fuzzy al 85%)
- Creación en la contabilidad (Holded) por API, verificación de totales y borrado automático si no cuadra
- Deduplicación por hash y clave de negocio para no meter la misma factura dos veces
- Pipeline de 8 fases con progreso visual; probado con decenas de facturas reales variadas
- Tan sólido que se reutilizó como núcleo del pipeline de facturas de otro cliente (el de la plataforma de datos)
El resultado
| Qué medimos | Antes | Ahora |
|---|---|---|
| Tiempo por factura | 5-10 min | segundos (solo revisar) |
| Errores que entran al sistema | habituales | 0 (se borra si no cuadra) |
| Impuestos por línea | a mano | automáticos (varios IVA + IRPF) |
| Trabajo del contable | teclear | revisar y aprobar |
La barbaridad
El sistema no se fía ni de sí mismo: después de crear la factura, comprueba que el total cuadra al céntimo con el PDF y, si no, la borra automáticamente. Es imposible que entre un número mal. El contable pasó de teclear facturas a revisar lo que la IA ya dejó hecho.
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